Как управлять удаленными сотрудниками

Удалённый формат работы вынуждает руководителей задумываться о качестве работы сотрудников. Не каждый может концентрироваться на продуктивной работе в течение долгого времени. На помощь приходят различные сервисы по отслеживанию рабочего времени, ведению проектов и документации. Построить эффективную удалённую команду – это целая наука. Я лишь дам несколько советов, которые помогли сохранить корпоративную культуру, создать дружественную атмосферу в удаленной команде и ускорить рабочие процессы.

Как нанимать новых сотрудников?

Не все компании имеют ресурсы для того, чтобы нанимать новичков на стажировку. Нужны рабочие руки, а доверять полноценный проект незнакомцу – опасный ход. В такой ситуации можно нанять работника на полставки или на небольшой проект. Так Вы проверите его навыки, способность работать в команде и уровень мотивации. А ещё обезопасите себя от крупных факапов.

Кого нанимать?

Нужно убедиться, что человек готов к удалённой работе. Как это понять? У него есть удобное рабочее место, хороший компьютер, нет отвлекающих факторов вроде 40 домашних кошек или вечно плачущих детей. Также важны характер, взгляды и позиционирование человека.

Самые продуктивные работники – те, которые заинтересованы в росте Вашей компании, имеют схожее мышление и в перспективе смогли бы самостоятельно добиться хороших результатов в своей сфере.

«Если у вас на борту нужные люди, то проблема мотивации и управления, в принципе, исчезает сама собой. Нужные люди не нуждаются в непосредственном руководстве или стимулах; у них достаточно самомотивации, обусловленной внутренним стремлением добиться исключительных результатов»

(Из книги «От хорошего к великому» Джима Коллинза).

А нужно ли отслеживать рабочее время?

Это необходимость, если зарплата сотрудников зависит от часов, затраченных на работу. Можно использовать сервисы вроде Hubstaff, DeskTime или Toggl. С их помощью можно увидеть посещённые сайты и приложения, а также проконтролировать время, проведённое за компьютером.

В иных случаях подобные решения не нужны. Во-первых, это создаёт психологическое давление на сотрудников. Гибкость – это главное преимущество удалённой работы. А когда за человеком происходит тотальный контроль, то он начинает чувствовать себя скованно. Конечно, ведь его лишили свободы выбора. Во-вторых, если Вы ответственно подошли к найму людей в компанию, то они будут достаточно замотивированы. Будут проявлять проактивность и самодисциплину.

Как тогда следить за рабочим временем?

Необязательно отслеживать каждую минуту и действие. Достаточно установить чёткие KPI и соблюдать последовательность в контроле результатов. Гоше поручили сверстать сайт за 4 дня. Через 4 дня Гоша отчитывается о результатах работы. Гоша молодец.

Бывают и прокрастинаторы, из-за которых горят дедлайны от проекта к проекту. Для таких можно установить другую систему отчётов, например, краткий отчёт в конце дня или недели.

Как выстраивать удобную коммуникацию?

Выберете определённые приложения для коммуникации. Например, Telegram для чатов и общения; Skype для совещаний, видеоотчётов, брэин-штормов; Google Docs – для передачи документов и т.д. Обилие приложений может сбить с толку, поэтому лучше заранее определиться, избавив и себя, и команду от головных болей.

А эффективная коммуникация – это что?

Это наличие настроенной системы управления проектами (Trello, Asana, Jira, Slack и др.). Сервисы действительно помогают поставить все процессы на рельсы и следить за проектами в реальном времени. Можно ставить задачи, назначать исполнителей, отслеживать каждый этап работы.

Как принимать проекты?

Просто проверить – эффективный способ, но не всегда рабочий. Например, в большой компании не получится уделить время каждому сотруднику. Для решения проблемы разрабатывают системы работы над проектами для каждой профессиональной группы. Когда у команды есть четкий план действий, цель и этапы её реализации, жить становится проще. Вы разрабатываете систему, а потом эта система работает на Вас.

Каждый сотрудник работает по скрипту, и Вы будете знать, когда ожидать отчёты, в какой форме и от кого. Дисциплинарный подход, системность и простота – основные показатели эффективности работы.

Как выстраивать корпоративную культуру?

Отсутствие физического контакта затрудняет создание дружеской атмосферы в команде. Как бы то ни было, есть несколько способов создания и поддержания корпоративной культуры даже в удаленном коллективе:

• Видео-встречи и чаты. Общение с помощью переписки может влиять на восприятие информации: «хотел сказать одно, а все поняли другое». В этом ключе видео-встречи, звонки или видео-сообщения исключают возможность недопонимания и конфликтов. Очевидно, что и на корпоративную культуру это будет влиять положительно. Мы все люди, нам всем нужно живое общение.
• Личные встречи. Отличный способ подружиться с командой, узнать каждого поближе.
• Виртуальная дружба. Проводить оффлайн встречи с достаточной частотой не получится. Важно развивать виртуальную дружбу, чтобы в случае чего сотрудники могли помочь друг другу, не боялись высказывать мнение и открыто общаться между собой. Например, можно создать отдельные чаты для коммуникации вне рабочего времени. Ещё интересная фишка – видео-встречи во время работы над проектом. Если коллектив достаточно дружный, так работа будет куда приятнее и продуктивнее.

А как их подружить?

Создание командного духа – главная задача любого руководителя. Каждый сотрудник должен чувствовать свою важность для компании, причастность в достижении целей. Как это сделать? Уведомлять обо всех событиях и результатах деятельности организации (так сотрудники осознают свою компетентную ответственность), поддерживать связь вне работы, дарить небольшие подарки на день рождения или новый год, хвалить и поощрять за хорошую работу, разделять с ними видение глобальной цели компании.

Для создания эффективной удаленной команды нужна системность и открытость. Только последовательные действия приведут к нужному результату. Удачи!

По материалам